Лист-запрошення – це спосіб запропонувати адресату відвідати певний захід, бути присутнім за будь-якої події. Запрошення може бути виражене усно, проте у ділових відносинах поширена саме письмова форма, що має низку переваг. У статті пропонуємо декілька зразків листа-запрошення для участі у заході, конференції, виставці. Також є приклад письмового запрошення на співбесіду до роботодавця та запрошення до співпраці.

У ділових відносинах лист-запрошення є важливим елементом зведення довірчих та поважних відносин двох сторін. Письмова пропозиція взяти участь, відвідати, подивитися – це знак особливої ​​уваги, крім того, дозволяє адресату не забути про важливу подію, що її чекає.

Навіщо потрібнолист запрошення:

• підтверджує, що адресат справді запрошений, дозволяє уникнути помилок;
• нагадує про час та місце зустрічі, події, на яку запрошено отримувача.

Чомуписьмове запрошення краще усного:

• дозволяє повідомити певну особу про якусь важливу подію, захід;
• нагадує адресату про плани, не дозволить забути важливого заходу;
• виступає додатковим знаком уваги та поваги – відправник витратив час, щоб письмово повідомити адресат запрошення;
• можливо надіслати навіть тим особам, з якими немає можливості поговорити телефоном або особисто.

Як відправитизапрошення:

• передати особисто з рук в руки – принести адресату та вручити, цей спосіб дозволяє не тільки письмово, а й усно запросити адресату на захід – зустріч, співбесіду, нараду, виставку, конференцію, прийом чи іншу подію;
• відправити поштою Росії, якщо захід особливо важливий, можна надіслати цінним листом з описом вкладення, проте відправку потрібно виконати заздалегідь з урахуванням терміну доставки листа до запрошуваного;
• відправити електронною поштою – дуже простий та зручний спосіб, якщо відомий e-mail адресата, цей спосіб часто використовується рекрутерами при надсиланні листа із запрошенням прийти на співбесіду при прийомі на роботу.

Щоб цей документ виконував свою функцію правильно, необхідно забезпечити достатній обсяг інформації. Відомості мають бути такого обсягу, щоб у адресата не залишилося питань щодо планованої події, місця та часу її проведення.

Щоб адреса переконалася, що запрошення надіслано саме їй, потрібно вказати дані про одержувача. Зазвичай цю інформацію мають у верхньому правому кутку бланка листи в давальному відмінку. Якщо це організація, то пишуть її найменування та місцезнаходження, ПІБ та посаду керівника. Якщо це фізична особа – то її ПІБ та адреса проживання.

Далі вказують, від кого листа направлено. Важливо вказати не лише найменування організації або ПІБ укладача та відправника, а й контактні дані, які дозволяє при появі питань щодо запланованого заходу задати їх автору листа-запрошення.

Текст листа починають із звернення. Використовується ввічлива форма. Якщо це конкретна людина, то обов'язково вказують її повне ім'я чи ім'я по батькові. Наприклад, "Шановна Ольга Володимирівно!" або "Дорогий Олександре!". Звернення залежить від виду заходу, ступеня знайомства укладача та одержувача. Якщо ці особи над близькому знайомстві, досить обмежитися нейтральним “шановний”.

Як запросити на захід

• дату проведення події – зустрічі, конференції, співбесіди, виставки, наради, офіційного прийому, вказують не лише дату, а й точний час;
• місце проведення – інформація у листі має бути достатньою, щоб у запрошеного не було питань щодо того, куди йому йти. Важливо вказати не тільки адресу (вулицю, будинок), а й додаткову інформацію – куди йти, де вхід, який поверх, кабінет, зал. Можна також додати схему руху до письма. Якщо потрібно, то вказують також вид транспорту, яким можна дістатися місця проведення заходу. Тобто інформація має бути максимально повною, щоб запрошена на участь у заході людина не блукала коридорами у пошуках місця проведення події, не витрачала час, не запізнювалася. Неточна інформація щодо даного реквізиту – це неповага щодо запрошуваного, йому доведеться уточнювати, як саме йому дістатися, чим їхати;
• вид заходу, його назва – також важливо повідомити у листі запрошення, якого виду подія чекає на запрошеного, якщо в нього є назва, то вона пишеться в точній відповідності;
• безпосередньо слово “запрошуємо”, також уточнюється, що саме має робити запрошеному на вказаному заході – брати участь, дивитися, спостерігати, наприклад, можна запросити на конференції з доповіддю, а можна запросити подивитися виступи на конференції інших доповідачів;

Приклади листа-запрошення:

“Шановна Ганно Дмитрівно!

Запрошуємо вас взяти участь у святкуванні Дня народної єдності 4 листопада 2018 року у ресторані "Золота Алея" за адресою м. Новосибірськ, вул. Декабристів д.34, вхід із торця будівлі”.

“Шановний Даниїле Михайловичу!

Запрошуємо вас відвідати всеросійську конференцію “Зміни у бухгалтерському та податковому законодавстві у 2018 році”, яка відбудеться 22 листопада 2017 року у малій конференц-залі ДК Залізничник м. Єкатеринбург за адресою м. Єкатеринбург, вул. Залізнична буд.23 (головний вхід, 2 поверх).

• зміст заходу – якщо це конференція, можна додати до листа список доповідачів, хто у ній братиме участь, і тим виступів; якщо це святкування заходу – то коротка програма події”. Ця інформація дозволить одержувачу оцінити ступінь зацікавленості у запланованому заході та підготуватися до нього правильно;
• прохання повідомити про плани відвідати захід. Якщо потрібно дізнатися про точне бажання адресата відвідати подію, то потрібно наприкінці листа-запрошення уточнити, чи прийде людина у вказаний день за місцем запрошення. Слід зазначити, як саме потрібно направити свою відповідь – електронним чи поштовим листом, телефонним дзвінком чи іншим способом.

Складений лист підписується адресатом із зазначенням дати складання. За потреби складений документ можна запакувати в гарний конверт і передати за місцем призначення.

Важливо переконатися, що у тексті є контактна інформація зворотного зв'язку.

Зразоклисти-запрошення на виставку:

Як запросити на співбесіду

Кандидати на вакантну посаду зазвичай запрошуються на співбесіду або телефоном, або листом із запрошенням на електронну пошту.

Конструктор друкованої продукції доступний 24 години на добу, 7 днів на тиждень!

Ласкаво просимо на наш зручний веб-сайт, інтернет-магазин поліграфії, на якому легко та просто в режимі онлайн можна вибрати готовий або створити власний дизайн та надрукувати візитки, запрошення, листівки, календарі, фотоколажі, флаєри, листівки, буклети та іншу поліграфічну продукцію . Готові макети можна надіслати на друк до найближчого до Вас Друкарського центру, щоб забрати замовлення особисто. Або замовте доставку! Не витрачайте час на пошуки картинок, макетів в інтернеті чи дизайнера, зробіть все самі – це легко та просто! Три кроки та візитка готова!

На нашому сайті понад 5000 безкоштовних шаблонів! Виберіть готовий шаблон візитної картки, сертифіката, диплома або грамоти, додайте свій текст, логотип компанії, малюнок, фотографію, схему проїзду та надсилайте до друку! Створіть веселе запрошення для дитини, на вечірку чи на ювілей. Виберіть романтичний запрошення на весілля. Ми друкуємо швидко та якісно! Переконайтеся у цьому самі!

У ділових відносинах часто використовуються листи-запрошення на захід. Конференції, виставки, співбесіди та різноманітні виступи в усній формі практично не пропонують відвідати. Офіційне повідомлення дозволяє не тільки не забути про дату, а й висловити повагу до іншої особи.

Якщо скласти офіційне запрошення на захід неправильно, то він не повною мірою виконуватиме свої основні функції. У листі має бути наведений достатній обсяг інформації.

Лист-запрошення – що це та яка його роль?

Діловий лист із запрошенням є спосіб повідомлення про будь-який захід. Повідомлення може бути про проведення конференції, благодійного вечора, концерту, семінару, співбесіди чи будь-якої іншої дії, пов'язаної з певними подіями.

Які функції виконує офіційний лист?

• Дає можливість повідомити ту чи іншу особу про майбутню подію або важливий захід.
• Підтверджує, що людина була справді запрошена у певне місце, завдяки чому можна уникнути зайвих помилок.
• Є засобом нагадування про місце і час заходу.

Інструкція з написання листа запрошення

Що ж треба зазначити, щоб правильно скласти офіційне запрошення на захід?

• В обов'язковому порядку уточнюються дії запрошеної людини на заході.
• Не можна уникнути вказівки типу події. Одержувач має зрозуміти, що на нього чекає під час візиту.
• У будь-якому випадку відображаються дата та точний час заходу, а також місце.
• У деяких ситуаціях слід розповісти про зміст зустрічі. Наприклад, при запрошенні на конференцію можна зазначити список доповідачів.
• Іноді запитують про плани відвідування заходу. Щоб дізнатися про точне бажання одержувача, просять проінформувати про це за допомогою електронного листа, телефонного дзвінка або будь-яким іншим доступним способом.

Увага:якщо необхідно подякувати співробітнику або будь-якій іншій людині на офіційному рівні, рекомендується скласти .

Щодо оформлення листа-запрошення, то стандартна форма складання відсутня. Повідомлення, що надсилається, зазвичай має презентабельний вигляд, на відміну від звичайного ділового листа, складеного на простому бланку. У випадку із запрошенням часто використовуються якісний папір, всілякі елементи декору та додаткові аксесуари. Текст може бути написаний від руки каліграфічний рукописний текст. Стандартні форми ділового листа використовуються в окремих випадках.

Способи надсилання запрошення на захід

Доставити листа до адресата можна різними способами. Багато залежатиме від кількості запрошених осіб, місця проживання отримувача та деяких інших факторів.

Які ж варіанти існують?

• Перший полягає у власноручному врученні, тобто лист передаються особисто адресату. Натомість можна скористатися послугами кур'єрських служб.
• Другий варіант передбачає надсилання поштою. Якщо захід є дуже важливим, краще відправити запрошення цінним листом, здійснивши при цьому опис вкладення. У разі необхідно враховувати терміни доставки.
• Третій спосіб надсилання – це електронна пошта. Даний варіант найпоширеніший при запрошенні на співбесіду. Для відвідування інших заходів він використовується рідше.

Зразки запрошення на захід

Як шаблон можна використовувати готові зразки. Вони допоможуть скласти офіційне запрошення на захід. Однак при цьому слід враховувати специфіку того чи іншого листа. Багато в чому текст залежатиме від типу заходу, що проводиться.

На співбесіду

На вакантну посаду запрошують кандидатів найчастіше за телефоном чи електронним листом. При виборі другого варіанта вказуються інформація про організацію, яка хоче залучити людину до роботи, точний час проведення, а також перелік документів для ознайомлення.

На виставку

Текст запрошення на виставку має бути лаконічним. Не слід розповідати про захід надто докладно. Потрібно лише згадати найважливіші моменти. Адресат повинен зрозуміти, для чого організується виставка, що він там зможе побачити, коли потрібно прибути.

На конференцію

Лист для запрошення на конференцію надсилається для сповіщення людей про місце зборів та терміни його проведення. При складанні тексту необхідно враховувати статус учасника. У результаті має бути інформаційно ємне і чітко сформульоване повідомлення.

Підбиваємо підсумки

Офіційний лист-запрошення на захід дозволяє донести до адресата всю необхідну інформацію. Йому не доведеться докладати зусиль для запам'ятовування дати та часу, місця проведення та інших моментів, які мають значення. Людині достатньо ознайомитися з текстом ще раз у будь-який момент.

Таким чином, можна зробити висновок, що найкраще скласти офіційне запрошення на захід, ніж звертатися до іншої особи в усній формі. Переваги письмового повідомлення у разі очевидні, тому не варто від них відмовлятися.

Ласкаво просимо на наш зручний веб-сайт, інтернет-магазин поліграфії, на якому легко та просто в режимі онлайн можна вибрати готовий або створити власний дизайн та надрукувати візитки, запрошення, листівки, календарі, фотоколажі, флаєри, листівки, буклети та іншу поліграфічну продукцію . Готові макети можна надіслати на друк до найближчого до Вас Друкарського центру, щоб забрати замовлення особисто. Або замовте доставку! Не витрачайте час на пошуки картинок, макетів в інтернеті чи дизайнера, зробіть все самі – це легко та просто! Три кроки та візитка готова!

На нашому сайті понад 5000 безкоштовних шаблонів! Виберіть готовий шаблон візитної картки, сертифіката, диплома або грамоти, додайте свій текст, логотип компанії, малюнок, фотографію, схему проїзду та надсилайте до друку! Створіть веселе запрошення для дитини, на вечірку чи на ювілей. Виберіть романтичний запрошення на весілля. Ми друкуємо швидко та якісно! Переконайтеся у цьому самі!